Les activités de votre entreprise nécessitent l’impression d’un grand nombre de documents, obtenir la meilleure vitesse d’impression à un coût maîtrisé est le principal défi de votre entreprise, tout en garantissant une haute qualité d’impression.

Ces dernières années, il y a eu de grands développements, dans les machines qui sont connectées au réseau de l’entreprise et communiquent avec les différents ordinateurs des employés, en particulier dans les rôles de copieurs, scanner, télécopieurs et imprimantes. En termes d’investissement, ce type d’équipement peut représenter des milliers d’euros. Sans parler du coût des consommables, du papier et de l’entretien.

Pourquoi louer un photocopieur ?

Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles la location d’un photocopieur est un bon choix. Tout d’abord, si vous souhaitez utiliser le copieur temporairement, ce sera un grand soulagement.

En fait, les entreprises ont, parfois, besoin d’une photocopieuse pour effectuer des tâches fixes à court terme. La location d’un photocopieur est, soudainement, devenue plus qu’une simple solution pratique. De plus, pour la location, vous pouvez remplacer périodiquement le copieur par le copieur le plus avancé.

En conséquence, vous pouvez suivre les avancées technologiques et bénéficier des améliorations apportées à l’appareil sans avoir à dépenser beaucoup d’argent. De plus, l’entretien est, généralement, inclus dans votre contrat de location. Ainsi, vos équipements bénéficieront d’inspections et d’entretiens réguliers pour éviter tout dysfonctionnement. De plus, en cas de dysfonctionnement, votre copieur effectuera une maintenance corrective dès que vous signalerez le problème. Ensuite, lorsque le problème n’est pas un dysfonctionnement en cours d’utilisation, vous ne paierez pas de supplément. Pour plus d’information, rendez-vous sur le site Web : pigs-informatique.be.

Quels sont les différents types de contrats de location ?

Il y a 2 possibilités pour vous d’utiliser :

Contrat sans option d’achat

  • Demande ponctuelle : pour des activités ou des activités de courte durée (salons, séminaires, showrooms, chantiers, etc.).
  • Long terme : fournir l’entreprise pendant plusieurs années. Dans ce cas, le contrat doit préciser le montant du loyer, la période de financement et la fréquence de paiement (mensuelle, trimestrielle).

Contrat avec option d’achat

Il permet à l’entreprise de racheter le matériel à la fin de la période de location. Dans ce cas, le prix de rachat doit être déterminé lors de la signature du contrat. Ce contrat est tout à fait indésirable, car vous souhaitez racheter du matériel informatique usé qui deviendra bientôt obsolète.

Pesez le pour et le contre avant de louer une imprimante multifonction

Avant de signer un contrat de location pour votre future imprimante, veuillez énumérer les avantages et les inconvénients, selon votre situation et vos besoins. Un contrat de location qui vous promet de nombreuses années et qui ne peut être résilié, vous devez bien réfléchir à votre choix. Ce qui suit est une liste des avantages et des inconvénients qui peuvent affecter votre décision finale.

Quels sont les avantages de la location d’imprimantes pour les entreprises ?

Comme vous pouvez l’imaginer, les avantages pour la société sont divers :

=> Il bénéficie d’une réparation rapide en cas de panne (car les baux sont presque toujours accompagnés de contrats d’entretien pluriannuels).

Elle continue de bénéficier d’équipements dotés des dernières innovations technologiques.

=> Contrairement à l’achat, elle n’a pas à payer d’avance en espèces.

=> Elle garantit que l’imprimante est en bon état et est, régulièrement, entretenue pour améliorer l’efficacité opérationnelle de l’équipe.

=> Il peut choisir de réduire le loyer de l’imprimeur en charges d’exploitation déductibles, réduisant ainsi l’impôt sur les sociétés.

Ses inconvénients :

Avant de faire un choix, vous devez comprendre les aspects suivants :

=> L’entreprise s’engage pendant toute la durée du contrat que même en cas de cessation ou de décès de l’activité, le contrat ne pourra être résilié avant la fin de la durée du contrat (sauf par remboursement intégral de la somme avant l’expiration, acte et amende).

=> Louer une maison sur papier coûte environ 15 à 20 % plus cher que l’acheter.

=> Le contrat de location doit être soigneusement revu : outre le fait que vous vous êtes engagé depuis plusieurs années, vous devez, également, comprendre le contenu du contrat, la possibilité de remplacer le matériel en cours de location ou encore les conditions de résiliation anticipée.

Faire le choix entre l’impression laser et l’impression jet d’encre

Le choix entre l’impression laser et l’impression jet d’encre dépend premièrement de votre utilisation, même en termes de prix, c’est une encre plus abordable que la technologie laser.

Si vous souhaitez imprimer des photos, veuillez utiliser une imprimante à jet d’encre, car cet appareil peut imprimer sur du papier plus épais et convient mieux à l’impression photo. Cependant, veuillez noter que l’impression jet d’encre est plus chère. De même, si vous utilisez rarement la machine, vous devez nettoyer, régulièrement, les têtes d’impression pour éviter qu’elles ne se bouchent.

À noter que la plupart des entreprises et associations utilisent la technologie laser, car elle est différente du jet d’encre et est conçue pour un usage intensif. Ces imprimantes peuvent imprimer en grande quantité et sont plus rentables sur le long terme. Attention, toutefois, à la consommation électrique, car la technologie laser nécessite de la chaleur pour fixer le toner sur le papier, ce qui n’est pas le cas avec les imprimantes jet d’encre.

Enfin, les imprimantes laser n’utilisent pas de toner pour éviter de boucher la tête d’impression. Par conséquent, à long terme, la technologie laser est plus rentable.