Un document Word, peut-on signer électroniquement ? Un document Word est un support de travail qui a été maintes fois modifié. En tant que document de travail, il est donc peu sécurisé, car il est destiné à être modifié. En revanche, un document PDF garantit que deux exemplaires d’un même document sont bien identiques par son format. Par conséquent, le format PDF est reconnu pour sa sécurité. Quelles sont les étapes pour signer un document Word électronique en ligne ?

Qu’est-ce qu’une signature électronique ?

La signature électronique est différente de la simple signature numérisée, qui n’amène aucune garantie en termes de valeur juridique et de sécurité. Ainsi, le choix d’une signature électronique word, c’est s’assurer de l’intégrité du dossier signé et de l’identité du signataire. Concrètement, les signatures manuscrites et les signatures électroniques ont la même valeur juridique. Le logiciel de signature électronique Word est abondamment utilisé dans des organisations, et permet ainsi aux spécialistes de partager et de concevoir des documents clairs. Il vous conduit depuis de nombreuses années et vous aide au quotidien à promouvoir votre entreprise.

Les différents degrés de signature électronique Word

Trois niveaux de signatures issues de la réglementation européenne : simple, avancée et qualifiée. Le site en ligne offre différents niveaux de signatures pour contrôler le risque d’usurpation d’identité. Ainsi, chaque degré de signature word nécessite un processus d’identification électronique différent. Cependant, la signature électronique Word n’est pas seulement une démarche technique : l’aspect juridique est aussi au cœur. L’expérience utilisateur marque au cœur d’une solution, qui vise à offrir aux signataires une meilleure expérience de signature quelles que soient leurs données personnelles. Pour la signature électronique simple, la vérification d’identité s’effectue à l’aide d’un code OTP ou one time password, et est envoyée au signataire par SMS, cette signature électronique simple conserve donc sa valeur juridique.

La signature d’un document Word de cette manière ne nécessite pas l’émission d’un certificat particulier au nom du signataire. Par conséquent, la vérification de l’identité du signataire se fait sur l’adresse e-mail et un numéro de téléphone. Pour la signature électronique avancée, signez le document Word par cette solution, vous devez créer un certificat. Celui-ci est délivré au nom d’une personne qui a signé le document, par le contrôle d’une pièce d’identité afin d’analyser l’identité du signataire. Enfin, la signature électronique avancée, en plus de la vérification des pièces d’identité, l’identité d’une personne qui délivre le certificat sera contrôlée aussi lors d’un face-à-face. Le but de cette étape est de s’assurer que les renseignements fournis sont conformes à la réalité. Si toutes ces formalités sont remplies, alors, le certificat est traité comme qualifié.

Les différentes phases pour signer un document Word en ligne

Qu’il s’agisse d’un courrier administratif, de courrier personnel ou professionnel, il est souvent nécessaire de fournir des documents signés ou des signatures. Bien sûr, vous pouvez toujours imprimer le document réalisé avec le traitement de texte et le signer à la main et l’envoyer après par une poste. En revanche, lorsqu’il doit être renvoyé par e-mail, il doit également être numérisé, ce qui augmente parfois les opérations pénibles et généralement inutiles. En fait, des logiciels comme Word associent toutes les fonctions indispensables à la signature d’un document. Comment pouvez-vous signer votre document Word ?

Les étapes suivantes vous permettront de bien comprendre une solution sécurisée et simple pour la signature word. D’abord, convertissez votre document Word au format PDF. Par conséquent, le document à signer sera immuable. Ensuite, téléchargez votre document sur un portail Web. Une fois, votre compte crée et renseigné vos informations personnelles, vous devez cliquer sur nouvelle collecte afin de préciser votre méthode. Ensuite, faites-le glisser ou les documents associés vers un champ approprié. Après, Indiquez le signataire et signez. Par la suite, après avoir rempli les informations nécessaires pour tous les signataires, ils seront invités à signer en utilisant le code OTP obtenu par SMS. Enfin, enregistrez vos documents avec valeur de preuve. Le site en ligne s’engage à garder en toute sécurité tous vos documents signés pour s’assurer qu’ils aient une valeur probante.

Quels sont les intérêts des signatures électroniques ?

À l’heure de la numérisation des entreprises, plusieurs organisations dématérialisent les fonctionnements de tous les départements. Dans ce cas, la signature électronique word implique toutes les fonctions de support et de gestion au sein de l’entreprise. Certaines des fonctions d’utilisation des signatures électroniques sur les documents Word incluent le service commercial pour signer les propositions commerciales, les devis, CGV, etc. De plus, elles incluent les directions des Ressources Humaines pour signer les contrats de travail. N’oubliez pas aussi le service d’achats et juridique pour une signature des contrats, accords de confidentialité, bons de commande, etc.

Puisque toutes les fonctions d’une société doivent signer électroniquement des documents Word, l’utilisation des signatures électroniques présente de nombreux avantages. D’abord, elles réduisent considérablement les coûts, éliminez les coûts d’impression et de stockage des documents papier. En plus des économies de coûts, les signatures électroniques permettent également aux employés de gagner du temps en éliminant les tâches fastidieuses. De plus, elles permettent la meilleure fluidité commerciale. Si le gain de temps et d’argent est important pour l’entreprise, il est également important pour le client. Ainsi, le fait de donner aux clients cette possibilité de signer électroniquement les commandes, améliore ainsi une relation client/fournisseur.